Ben ik verplicht om me aan te sluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming?

Het korte antwoord is "ja" maar waarvoor u een beroep kan doen op een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, hangt af van de manier waarop preventie in uw bedrijf is georganiseerd. Het tarief dat u betaalt voor de dienstverlening van de externe dienst varieert naargelang de sector en de grootte van uw onderneming. 
 

Wat is een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk?

De werkgever wordt voor de uitbouw van het welzijnsbeleid bijgestaan door de interne en externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. De interne dienst bestaat uit ten minste één personeelslid - of de werkgever zelf in een bedrijf met minder dan 20 werknemers – die de functie van interne preventieadviseur opneemt. De externe dienst omvat externe preventieadviseurs die deel uitmaken van een gespecialiseerde en erkende organisatie. Op de website van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg staat een overzicht van alle erkende externe diensten. 
 

Is de aansluiting bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk verplicht?

Elke werkgever is verplicht om zich aan te sluiten bij een erkende externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Die verplichting geldt vanaf het moment dat u één werknemer in dienst heeft.
 

Waarom is de aansluiting bij een externe dienst verplicht?

De interne en externe diensten zijn er om de werkgever bij te staan bij de uitbouw van het welzijnsbeleid. Denk aan het uitvoeren van risicoanalyses, het bepalen van preventiemaatregelen, het opmaken van het jaaractieplan en het globaal preventieplan. Sommige opdrachten vergen echter gespecialiseerde kennis die niet altijd aanwezig is in een interne dienst. Voorbeelden zijn de uitvoering van een risicoanalyse psychosociale aspecten, het uitvoeren van metingen chemische agentia of ergonomische werkpostanalyses. Voor degelijke gevallen moet de interne dienst dan de hulp inroepen van de externe dienst. Kleinere ondernemingen zonder een preventieadviseur niveau I of II zijn trouwens verplicht om voor heel wat opdrachten de externe dienst in te schakelen, bijv. de analyse van elk ernstig arbeidsongeval. 

Verder zijn er ook nog de medische onderzoeken in het kader van het gezondheidstoezicht. De grote meerderheid van de bedrijven heeft geen intern departement medisch toezicht en schakelt dus de externe dienst in voor de opvolging van het gezondheidstoezicht.
 

Kan een onderneming zich aansluiten bij meer dan één externe dienst?

Neen, de werkgever doet een beroep op één enkele externe dienst. Op dit basisprincipe zijn in de wetgeving wel een aantal uitzonderingen voorzien die eventueel ingeroepen kunnen worden door grotere bedrijven met meerdere vestigingen. 
 

Kan een onderneming overstappen naar een andere externe dienst?

Overstappen naar een andere externe dienst is mogelijk maar hou wel rekening met de opzegtermijn. Deze bedraagt zes maanden en loopt maar tot 31 december. In de praktijk betekent dit dat u voor 1 juli moet opzeggen en dan stopt de overeenkomst op 31 december van dat jaar. Indien u na 1 juli opzegt, loopt de overeenkomst tot 31 december van het daaropvolgende jaar. In ieder geval is steeds een voorafgaand advies nodig van het comité voor preventie en bescherming op het werk voor zowel de keuze als de wijziging van de externe dienst.
 

Moet de aansluiting bij een externe dienst op papier gezet worden?

Het is verplicht om een schriftelijke overeenkomst op te maken met de externe dienst. Deze schriftelijke overeenkomst omvat naast een aantal formele elementen, de lijst met opdrachten die worden toevertrouwd aan de externe dienst. Aangezien de prioriteiten en de behoeften van een onderneming inzake welzijn op het werk onderhevig zijn aan wijzigingen, kan het nodig zijn om deze lijst aan te passen. Het is in ieder geval aan te raden om de samenwerking met de externe dienst jaarlijks te evalueren, bijvoorbeeld bij de voorbereiding van het jaaractieplan, en indien nodig, bij te sturen. 
 

Behoort de preventieadviseur-arbeidsarts tot de interne of externe dienst?

Een onderneming kan zelf een afdeling voor gezondheidstoezicht binnen de interne dienst oprichten maar in de meeste bedrijven wordt het gezondheidstoezicht toevertrouwd aan de externe dienst. Dat betekent dat de taken van het gezondheidstoezicht en van de preventieadviseur-arbeidsarts terecht komen bij de externe dienst. Voorbeelden van deze taken zijn de uitvoering van medische onderzoeken, de verplichte inentingen en het toezicht houden op de organisatie van de eerste hulp. 
 

Behoort de preventieadviseur-psychosociale aspecten tot de interne of externe dienst?

De preventieadviseur psychosociale aspecten maakt in heel wat gevallen deel uit van de externe dienst. De werkgever moet immers een preventieadviseur psychosociale aspecten aanstellen om hem bij te staan bij de uitvoering van het preventiebeleid inzake psychosociale aspecten. Hiervoor kan hij een beroep doen op de interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. In kleinere bedrijven (minder dan 50 werknemers) is de werkgever verplicht om voor de externe dienst te kiezen. Ook in de grotere bedrijven wordt vaak gekozen voor een externe preventieadviseur psychosociale aspecten. 
 

Wat rekent de externe dienst aan voor de dienstverlening?

De tarieven die de externe dienst aanrekent voor de dienstverlening zijn wettelijk vastgelegd. Deze worden berekend per werknemer en verschillen naar gelang de sector en de bedrijfsgrootte. Op basis van de sector zijn de bedrijven opgedeeld in vijf tariefgroepen (Codex welzijn op het werk, art. II.3-15). Voor elke tariefgroep is de forfaitaire minimumbijdrage per werknemer bepaald. Voor ondernemingen met minder dan vijf werknemers geldt een lager tarief.
 

Welke dienstverlening omvat het tarief dat u betaalt aan de externe dienst?

Met de forfaitaire minimumbijdrage betaalt de werkgever de prestaties van de externe dienst maar wat hij daarvoor inkoopt, is verschillend. Bedrijven zonder een preventieadviseur niveau I of II krijgen een basispakket, de andere ondernemingen beschikken over een budget aan preventie-eenheden. Het gaat om een minimumbijdrage, m.n. om een bedrag dat de onderneming in ieder geval jaarlijks verschuldigd is aan de externe dienst. Extra of complexe, technische prestaties zijn niet inbegrepen.
 

Welke diensten zitten in het basispakket voor kleinere onderneming?

Bedrijven van groep C of D zonder preventieadviseur niveau I of II, dit zijn kleinere bedrijven met een beperkte interne preventie-deskundigheid, betalen met de forfaitaire minimumbijdrage een basispakket. In dit basispakket zitten alle prestaties inzake gezondheidstoezicht (medische onderzoeken), de bijstand door de preventieadviseur psychosociale aspecten en daarnaast ook ondersteuning bij de uitvoering van de risicoanalyses, onderzoeken van ernstige arbeidsongevallen, bedrijfsbezoeken, enz. Om deze kleine bedrijven bij te staan bij het welzijnsbeleid is de externe dienst verplicht om een beleidsadvies op te maken. Het beleidsadvies maakt, op maat van de onderneming, een diagnose van het preventiebeleid, beschrijft wat de voornaamste risico's zijn en geeft voorstellen voor preventiemaatregelen. 
 

Wat zijn preventie-eenheden?

Voor de bedrijven die wel over een preventieadviseur niveau I of II beschikken (A, B of C) wordt de jaarlijkse bijdrage omgezet in een budget aan preventie-eenheden. Eén preventie-eenheid komt in grote lijnen overeen met een prestatie van één uur door een preventieadviseur van de externe dienst. De werkgever kan zelf kiezen hoe de preventie-eenheden besteed worden maar de voorkeur moet gegeven worden aan het gezondheidstoezicht (medische onderzoeken) en de bijstand door de preventieadviseur psychosociale aspecten. Met de resterende preventie-eenheden kan de werkgever extra diensten inkopen zoals het uitvoeren van metingen. Als er op het einde van het jaar preventie-eenheden overblijven, worden deze overgedragen naar het volgende jaar. De preventie-eenheden kunnen niet ingezet worden om korting te verkrijgen. De jaarlijkse bijdrage voor de externe dienst is immers wettelijk bepaald. 
 

Hoe kan een onderneming opvolgen welke prestaties de externe dienst levert?

De externe dienst is verplicht om een elektronische inventaris bij te houden. Deze inventaris geeft een overzicht van alle prestaties die de externe dienst levert en de de werkgever kan deze te allen tijde online raadplegen. Het is aan de externe dienst om hun klant-ondernemingen te informeren over de werking van de elektronische inventaris en hen bovendien uit te leggen welke dienstverlening vervat is in de jaarlijkse bijdrage. Een werkgever heeft het recht om zijn externe dienst ingebreke te stellen indien deze de verwachte prestaties niet levert (Codex welzijn op het werk, art. II.3-21).