Verplichte e-facturatie voor ondernemingen vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische ondernemingen met een actief btw-nummer gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun onderlinge transacties (verzenden én ontvangen van facturen). Een factuur in pdf versturen per e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan.

Alle details van en uitzonderingen op deze nieuwe regel kunt nalezen op de website van de federale overheid, maar hierbij de essentie voor u samengevat:

Is uw facturatiesoftware geschikt?

Het verplichte gebruik van e-facturatie betekent dat de uitwisseling van facturen rechtstreeks tussen de softwarepakketten van beide ondernemingen moet kunnen gebeuren.

Daarom wordt aangeraden aan ondernemers om op tijd te checken of hun huidige facturatiesoftware wel geschikt is voor e-facturatie. Om hen hierbij te helpen, heeft de overheid een lijst met conforme softwarepakketten en een agenda met nuttige opleidingen over e-facturering opgesteld.

Investeren in een digitaal facturatiesysteem: levert dat een fiscaal voordeel op?

De federale overheid biedt inderdaad verschillende fiscale voordelen voor kmo’s om investeringen in digitale betalings- en facturatiesystemen te ondersteunen. Zo wordt de basisaftrek binnen de investeringsaftrek verdubbeld en kunnen ondernemers die kiezen voor een abonnementsformule voor hun e-facturatie een beroep doen op een kostenaftrek.

Voor meer informatie hierover kunt u terecht bij uw boekhouder.

Wat als uw zaak alleen met particuliere klanten werkt?

De verplichte e-facturatie geldt niet voor uitgaande facturen aan particuliere klanten, maar voor de binnenkomende gestructureerde e-facturen van uw leveranciers is het wél verplicht.

Dus ook als u enkel particuliere klanten hebt, moet u ervoor zorgen dat uw softwarepakket voor facturatie tegen 1 januari 2026 is aangepast aan de nieuwe regelgeving.

Wat met de betalingsberichten van uw verzekeringspremies?

Daar verandert in principe niets aan, omdat de wettelijk verplichte e-facturatie niet van toepassing is op verzekeringen. De betalingen van verzekeringspremies via domiciliëring of overschrijving blijven dus ook gewoon doorlopen.

Dat neemt niet weg dat ook verzekeraars - inclusief Vivium - op hun eigen tempo, gebruik (zullen) maken van facturatiepakketten die verbonden zijn met het Peppol-netwerk voor B2B, en dit om de verwerking en opvolging van hun facturen én die van hun klanten-ondernemers efficiënter te automatiseren.

Bronnen: FOD Beleid en Ondersteuning en VLAIO (Agentschap Innoveren & Ondernemen)